LA FEDERACIÓN
© 2004
Yago López Carvajal
Normas de actuación para la solicitud,
concesión y ejecución del Congreso Anual de la Federación
Desde su fundación en el año 1965, la Federación Española
de Asociaciones de Amigos del Ferrocarril ha venido celebrando, sin interrupción
alguna, un Congreso anual.
Pese a que la Federación es la que delega en las
Asociaciones la preparación y el posterior desarrollo del Congreso, parece
interesante y conveniente que la misma pueda intervenir en los distintos
procesos para la mejor consecución de los fines que inspira la celebración de
estos eventos.
En este contexto, este documento pretende fijar una serie
de actuaciones que nos permitirán a todos conocer, con la suficiente antelación,
los programas, actividades, fechas, precios, hoteles, desplazamientos,
descuentos, etc. Y, a la propia Federación, una ayuda eficaz a la hora de la
concesión del Congreso a las Asociaciones que lo hubieran solicitado.
Tenemos que tener presente que, entre otras facetas, los
Congresos de la Federación deben servir para:
- Fomentar
un ambiente de simpatía hacia el ferrocarril.
- Ofrecer
un acontecimiento cultural y lúdico a la provincia o ciudad donde se
celebre, con la deseable
implicación de los poderes públicos (Autonomías, Diputaciones,
Ayuntamientos, etc.)
- Fomentar
el encuentro y la amistad entre todos los Amigos del Ferrocarril.
- Cambiar
impresiones sobre nuestra aportación a la sociedad.
- Conocer
nuestras inquietudes y resolver, en la medida de lo posible, nuestros
objetivos y demandas.
- Conocer
lugares de interés, tanto a nivel ferroviario, como cultural.
- Propiciar
posibles actividades y viajes especiales de interés.
- Posibles
beneficios económicos a la Asociación que organiza.
Sería interesante que los
Congresos se celebren preferentemente en las fechas comprendidas del 1 de abril
al 25 de junio, o bien del 1 al 25 de septiembre, que son las épocas en las que
presumiblemente puede haber un mayor número de asistentes, salvo que la
Asociación solicitante lo haga para conmemorar alguna efemérides y las fechas
deban ser otras. De igual forma, también es conveniente que los congresos se
realicen en fines de semana o en fechas que tengan “puentes” a nivel del
Estado y sea posible asistir sin tener que pedir permisos en los trabajos.
Dentro
de la programación de los Congresos, tendrán cabida, al menos, dos sesiones de
trabajo.
La
primera, que puede celebrarse el primer día, podrá ser una ponencia que versará
sobre el ferrocarril en general o
la provincia donde se celebre el Congreso, que podrá ser impartida por expertos
en la materia, bien sean de la Asociación anfitriona o externos. Es
recomendable el empleo de material audiovisual (videos, diapositivas,
transparencias, etc.).
La
segunda, que deberá ser convocada por la Junta Directiva de la Federación,
puede ser una reunión extraordinaria de la Asamblea de la Federación, en la
que se analicen los temas más convenientes para la propia Federación.
Con
el fin de facilitar la asistencia a la Asamblea a las Asociaciones Federadas, es
conveniente que esta reunión se programe en días no laborables.
Solicitud
Las
Asociaciones interesadas en la organización de un Congreso deberán
solicitarlo, con una anticipación mínima de
dos años, mediante el documento de “Impreso de solicitud de Congreso”
que se adjunta al final de estas Normas, como anexo.
Junto
a la petición, la Asociación aspirante deberá acompañar una Memoria en la
que detalle, al menos, los siguientes aspectos:
- Fechas
previstas del Congreso.
- Programa
de Actividades previsto.
- Lugares
de celebración de la ponencia y Asamblea.
- Cena
de clausura y entrega del testigo.
- Relación
de hoteles con precios y descuentos estimados.
- Cuota
aproximada de inscripción y forma de pago.
- Difusión
prevista del Congreso (correo, página web, revistas, etc.)
- Responsables
que llevarán la organización del Congreso
El
modelo y la documentación adjunta deberá ser remitida a la Federación antes
del 1 de junio de cada año.
Se
admite que en la solicitud pueda pedirse hasta un máximo de dos años
consecutivos.
Las
peticiones recibidas serán dadas a conocer por el Secretario de la Federación al resto de la Junta Directiva, para su estudio previo a la
celebración de la reunión de la que, normalmente, se celebra en el último
trimestre del año.
Antes
de dicha reunión, la Federación podrá solicitar a la Asociación aspirante la
documentación que estime conveniente, con el fin de completar el expediente de
concesión del Congreso.
Concesión
A
la vista de la documentación aportada, la Junta Directiva decidirá, por mayoría
de votos, la concesión o no del Congreso, que deberá ser comunicada por
escrito a la Asociación elegida y a las que no
A
la hora de conceder un Congreso, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
- Conmemoración
de aniversarios o efemérides relacionadas con el Ferrocarril.
- Se
valorarán los mejores proyectos en su conjunto.
- La
realización de otros congresos y los resultados obtenidos.
- Singularidad
de las actividades propuestas.
- Los
aspectos económicos del congreso (cuotas de inscripción y precio hoteles).
La Asociación encargada de la Organización remitirá a la
Federación detalle de la marcha y situación de los trabajos, antes de cada una
de las Asambleas o reuniones de la Junta Directiva, para hacer un seguimiento
puntual y dar cuenta a las Asociaciones Federadas de cómo va la programación
del Congreso.
En este periodo, la Federación podrá realizar sugerencias
o gestiones para la mejora del propio Congreso.
.
Los programas definitivos y los boletines de inscripción
deberán ser enviados por la Asociación que organice el Congreso al resto de
Asociaciones Federadas con una antelación mínima de tres meses al inicio del
Congreso.
Al término del Congreso se deberá remitir a la Federación
un pequeño resumen de las actividades realizadas, noticias, curiosidades,
listado de congresistas, autoridades, recortes de prensa, etc.
Esta información servirá para el fichero histórico de
Congresos de la Federación.
Los congresos de 2005 y 2006 quedan fuera de esta
normativa, aunque sería recomendable que las Asociaciones organizadoras puedan
incorporar a su programa algunos aspectos, tales como información previa a la
Federación, envío de los programas con la suficiente anticipación, ponencias,
documentación posterior al congreso, etc
Impreso de Solicitud de Congreso a la Federación
DILIGENCIA:
Se hace constar que estas Normas de Actuación para la Solicitud, Concesión y
Ejecución del Congreso Anual de la Federación